五、行政专职人员管理制度

（一）律师事务所人员工作守则

一、为加强本所管理工作，结合本所实际，特制定本守则。

二、牢固树立爱岗敬业的思想，全力以赴干好本职工作。应当认真对待每一天的工作，尽力做到不出差错。

三、勤奋好学，刻苦钻研，提高专业水平。对所从事的业务，应以专业标准为尺度，从严要求，一丝不苟，规范、专业、高质量完成各项任务。

四、律师受理、办理法律事务，要重社会效益，既要维权，又要维稳，尽量化解矛盾，不得挑辞架讼。

五、不得从事危害本所利益活动。在业务交往中，不得索取或收受委托人的酬金、礼品。

六、尊重同行，不贬低同行，不搞恶性竞争，自觉维护本所的良好声誉。

七、接待当事人实行首问负责制，做到热情负责、文明用语，对于其他律师的当事人，不要擅自对案情表态或插入办案。

八、本所人员如需为自己或亲友办理法律事务（包括诉讼、仲裁、调解、调查取证），应办理委托手续。如需费用减免，须按本所规定程序报批。

九、未经主任批准，不得以本所名义提供担保、证明；不得代表本所出席公众活动。

十、本所人员出差到省内其他地区的，应及时告知行政主管并通报外地住址及归期，以便联系；如出差到省外的，应及时告知所主任。

    十一、遵守作息时间，严格请假制度。除专职律师以外的工作人员必须按时上下班。如不能按时上下班，必须向行政主管或所主任请假。

    十二、应当树立良好的团队意识及纪律观念。凡本所进行的政治、业务学习，全所工作人员必须参加，无正当理由，不得请假。如有正当理由确需请假的，需会后补充学习。

十三、本所人员应注意自己的仪表和风度，应着装整洁、严肃、大方，重要活动应统一着装。在工作中应使用文明语言，严禁使用粗鲁的语言和污言秽语并严禁嬉笑打闹。

十四、保持办公室安静有序的工作环境，保持高效、快捷的工作作风。

十五、办公室内严禁吸烟。客人来访确需吸烟，本所人员不得陪客人吸烟。

十六、办公桌、椅、柜等物品固定位置摆放，不得乱搬乱动，乱贴乱挂，如有移动及时复位。办公桌面条理清洁，不摆放与办公无关的物品。

十七、不得乱扔纸屑、果皮，不随地吐痰。办公室的废纸篓每日清理。

十八、必须树立勤俭节约、节约光荣的思想，从点滴入手做好节约工作。

十九、打电话要简明扼要，不在电话中闲聊无关话题。

二十、牢固树立成本意识，完善成本考核机制，降低成本，增加收益。

二十一、严格遵守办公用品领用制度，管理有序，帐物相符。

二十二、自觉做到节约用电用水用纸。最后离开办公室的员工，应检查门窗，电灯、空调、电脑、饮水机等电器设备的电源是否切断，检查无问题后锁门方可离去。严格控制打印文件数量，纸张正反两面使用。

二十三、本所人员应爱护本所一切设施，如有故意损坏者应照价赔偿。

二十四、增强保密意识，保守本所及委托人的商业秘密和工作秘密，维护本所利益。

二十五、必须妥善保管本所机密文件及内部资料，不得擅自复印，不得带出本所。

二十六、机密文件和内部资料无需保留时，必须销毁。

    二十七、不得对外提供涉及本所利益的内部文件，如本所资金状况、法律事务、利润税收、市场营销策略、员工薪酬、业务奖励等。除非公开通报，严禁打听。任何人询问，以本所公开宣传资料为准。

（二）律师事务所办公秩序管理规定

     一、全体员工应保持仪表大方，衣着整齐，待人接物应讲文明礼貌，凡遇办公场所的客人应主动应答询问。

    二、办公场所不准悬挂衣物，乱扔杂物，乱弹烟灰，保持办公场所的整洁美观。

    三、上班时间不得串门闲聊，打瞌睡，不能在电脑上进行影音娱乐、玩游戏。

四、私人事务不得长时间占用电话，不准做与本职工作无关的其他事务。

五、不准泄露律师事务所的客户资料，不得泄露或打听与本人无关的他人收入情况。

    六、全体员工必须相互关心，团结相处，不得做有损律师事务所形象与声誉的事。

七、本规定自发布之日起施行。

（三）律师事务所行政主管岗位职责

一、协助律师事务所主任抓好日常行政管理工作。

二、负责律师事务所工作人员的思想政治工作。

三、负责律师事务所各类规章制度的拟定与实施工作。

四、参加司法行政机关、律师协会等部门召开的关于律师事务所行政管理的一般性会议，落实上级工作要求。

五、负责本所律师执业纪律、职业道德的教育、检查工作。

六、负责本所人事工作。

七、负责所人事、业务档案、图书和资料的管理工作。

八、负责本所的年检工作以及律师执业证的报批和年检注册工作。

九、负责行政人员的定岗、定职。

十、负责本所实习律师的材料收集和申报，并跟踪落实。

十一、负责和检查律师事务所内外文件的登记、传阅和处理工作。

十二、负责对兼职律师的管理和联络。

十三、负责协调与司法行政管理机关、律师协会及其他部门的关系。

十四、完成合伙人会议或主任或执行主任交办的其他管理工作。

（四）律师事务所行政副主管岗位职责

一、协助行政主管抓好日常行政管理工作，及时将执行情况反馈行政主管。

二、协助行政主管做好本所工作人员的思想政治工作及本所律师执业纪律、职业道德的教育、检查工作，负责定期或不定期召集相应的会议、研讨会等，及时将有关的资料传阅。

三、根据行政主管的授权，参加司法行政机关、律师协会等部门召开的关于律师事务所行政管理的一般性会议，落实上级工作要求。

四、召集、主持所务会议

五、负责安排相应的行政人员负责所业务档案、图书和资料的管理工作，并及时监督、检查。

六、协助行政主管做好本所年检工作、律师执业证的报批和年检注册工作。

七、协助行政主管做好本所人事工作，办理人员入职、离职的各项手续。

八、协助行政主管，做好行政人员的定岗、定职，并监督、检查行政人员的日常工作。

九、负责本所实习律师的材料收集，及时上报行政主管。

十、负责本所内外文件的登记、传阅工作。

十一、定期及时与兼职律师进行联络，协助行政主管做好兼职律师的管理工作。

十二、负责处理当事人同时对所主任、行政主管、执行主任、执

行副主任进行投诉或意见反馈。

十三、完成主任、执行主任、行政主管交办的其他管理工作。

（五）律师事务所律师助理管理办法

一、为规范本所律师助理的管理，依据《律师法》和司法行政机关、律师协会的相关规定，制定本办法。

二、本办法所称律师助理，是指受聘于本所，但尚未取得律师执业证书，在律师指导下从事辅助性法律事务工作的人员。律师助理分为实习、专职两类。实习类律师助理系具有法律职业资格的实习律师。专职类律师助理系尚未取得法律职业资格的人员。

三、律师助理应当遵守律师职业道德和执业纪律以及本所各项规章制度，完成本所规定的工作。

四、律师助理应与本所订立聘用合同，聘用期原则为1-3年。聘用期间工资标准依照聘用合同执行。

五、律师助理在指导律师的指导下参与处理各类法律业务，但律师助理不得独立办理案件，不得称律师，不得在法律文书或函件上署名律师。

六、律师助理聘用（实习）期间，如指导律师同意与其合办案件，可酌情给律师助理一定补助。

七、律师助理实习期满，申领到执业证后，须在本所执业不少于三年后方能转所（本所不聘或解聘除外），执业不满三年但确需转所执业的，须缴纳六万元的实习补偿费。

八、律师助理的岗位职责：

（一）指导律师工作日程表、备忘录管理。

律师助理应记录好指导律师在执业活动中的工作日程表和备忘录，遇有举证、开庭或会议等重要事项，应当提前以适当方式告知指导律师。有关的工作日程表及备忘录应妥善保存以便日后查询。律师助理离开岗位后应将该工作日程表和备忘录进行交接。

（二）指导律师客户资料管理。

律师助理应与指导律师负责的每一个客户进行有效地沟通，主动熟悉与了解每一个客户（包括客户本身、客户的上级领导、机关、客户的亲朋好友、客户的相关企业等）的情况，为保持及进一步发展与客户的良好合作关系献计献策；做好指导律师的客户资料管理工作，注意搜集与客户有关的资料，编制客户基本资料情况表，并汇总成册或进行网上登记。

（三）协助办案及案件资料管理

对指导律师的每一个案件（包括诉讼与非诉讼案件）进行全面、全程跟踪并记录，熟悉案件的基本情况与进程，为指导律师完成各种辅助性工作。内容包括：

1、参与接案前的会见，做好会见笔录，起草相应法律事务委托合同、文件资料；

2、协助指导律师进行诉前准备工作，包括但不限于起草风险告知书、起诉状、答辩状、律师函，收集并整理证据，递交起诉所需资料等；

3、开庭时做好庭审笔录；庭后协助指导律师起草代理词、辩护词或其他有关书面文件；

4、在指导律师办理非诉讼案件过程中，全面协助指导律师参与调查取证、起草文件、磋商谈判等，并做好书面记录；

5、指导律师合理安排的其他工作。

（四）档案管理

1、协助指导律师做好档案管理工作，及时找补档案欠缺的文件、资料；

2、及时提醒指导律师做好案件归档工作。检查案件归档所需资料，如有欠缺，需立即提醒指导律师及时补充；如指导律师需要律师助理补充的，应按本所所务会议通过的决议向律师助理支付归档报酬。

九、本办法自发布之日起施行。

（六）律师事务所印章管理规定

一、为加强本所印章的管理，依据《海南省律师事务所内部管理制度》（试行）第六章第二节之规定，结合本所实际，特制定本制度。

二、本所印章包括行政专用章、合同专用章、财务专用章、发票专用章和银行预留的主任印鉴或其他个人印鉴。

三、所有印章实行专人保管，管理人员由所主任指定，其他人员不准私自盖章。

四、本所实行印章使用登记制度，设立印章使用登记表，做到“一印一记”。印章使用登记表应注明使用人、使用的对象、使用的时间，使用人签字、管理人签字、备注等内容。

五、所有印章应专门加锁，置于牢固的柜、抽屉或保险箱内，一般不得带出律师事务所以外使用。如需外出使用，应经所主任或行政主管批准，归还时应在印章使用登记表“备注”一栏注明外出使用的地点及归还时间。

六、办理委托代理手续时，印章专职管理人员应先认真仔细检查法律事务委托合同是否有相应的审批文件，是否有授权委托书，三者内容是否一致后方可在法律事务委托合同上盖章。如不一致时专职管理人员应退还承办律师补办手续。因特殊情况需要立即盖章而当时无法提供完整手续的，承办律师应在盖章后应及时补齐。

七、开具本所的介绍信时，专职管理人员应对其内容进行认真核对。

八、一般不得领取盖有本所印章的空白委托书、公函及其他资料文件。如确属工作需要，须经所主任或其指定负责人批准同意方得领取。对于使用人领去盖有本所印章的空白委托书、公函及其他资料文件等应在印章使用登记表上如实注明“内容空白”及数量。未用完的，应及时交还，交还后亦应在印章使用登记表“备注”一栏注明交还时间及数量。

九、对以本所名义发的函件，见证书、法律意见书、论证书等文书，必须取得所主任或其指定负责人书面批准，方可盖章。

十、印章专职管理人员对不符合国家法律法规和行业规范以及本制度的用印，可以拒绝盖章。

十一、需要盖章的所有文件资料为两张纸以上的，必须同时加盖骑缝章。盖出的各种印章，必须位置恰当、端正，图形清晰。

十二、印章专职管理人员、印章使用人因违反本制度规定使用印章造成律师事务所经济损失的，应予赔偿，并视损害结果给予警告、辞退；情节严重的呈报市司法行政机关处理；涉嫌犯罪的，交由有关国家机关依法追究其刑事责任。

十三、本规定自发布之日起施行。

（七）律师事务所安全管理规定

一、为了保证本所正常的运营和各项工作秩序，预防事故的发生，确保员工人身、财产的安全，特制定本制度。

二、全所工作人员应树立安全意识，落实安全责任，配合本所落实各项安全管理工作。

三、办公室监控设备要全天24小时打开，并确保录像资料保存3个月。

四、办公室的钥匙不得转交非本所人员使用，严禁将本所以外的人员单独留在办公室。

五、现金、贵重物品不得放在办公室桌抽屉、橱柜，以防被盗，离开时注意确认门窗是否关闭。

六、注意防火和安全用电，严禁在办公室内焚烧杂物、纸张，不准乱接电源，离开时注意关闭电源，以消除事故隐患。

七、办公室严禁使用和存放易燃、易爆、易腐蚀和有毒、有害等危险物品。

八、台风易发季节，应注意收听天气预报，如有台风、暴雨来临，要关好门窗，做好防台风、暴雨准备。

九、本规定自发布之日起施行。

（八）律师事务所保密规定

一、为维护当事人的合法权益，增强本所工作人员的保密意识，根据《保密法》的有关规定，结合本所的实际情况，特制定本制度。

二、本所工作人员应保守党和国家秘密，保守有关主管部门及本所尚未公开的文件、会议资料及其他秘密。本所工作人员应保守在执业活动中获悉的当事人隐私、商业秘密和其他秘密。

三、本所工作人员应对当事人负责，原则上不保管当事人的证据原件。若必须保管当事人的证据原件，由承办律师负责保管。涉及当事人的隐私及商业秘密的有关材料、文件，本所工作人员在承办案件过程中，应注意保密，不得随意乱丢乱放。

四、当事人向本所工作人员提供的各种材料，如涉及当事人隐私和商业秘密或公开后可能对当事人有其他损害的，如未经当事人的同意或法定事由，本所工作人员不得向任何单位及个人提供或泄露。

五、本所工作人员借阅的已归档的案件，须进行登记；外单位需要调阅的，凭介绍信经所主任同意后，方可查阅。

六、本所内部资料、文件，不随意摘抄、复印、外流或擅自出借。

七、凡发现本制度第二条规定的秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告所主任。

八、对泄密人予以严肃处理，造成当事人或律师事务所损失的，责任人应予赔偿。

九、本规定自发布之日起施行。

（九）律师事务所办公设施装备使用管理规定

一、为确保律师事务所的办公设施装备的安全有效、节俭的使用，特制定本制度。

二、本制度所称的“办公设施”，是指本所购置的空调、办公桌、椅、饮水机、电话机、传真机、电脑及软件、复印机、打印机、车辆等所有办公设施和设备，以及纸张、文具等日常办公用品。

三、本所建立办公设备专项台帐，记载安放地点、完好状态和维修项目费用等内容，由使用人签名，对贵重耐用办公设备做到专人负责管理，由办公室集中管理各种办公设备的安装、使用和维修。财务室应按规定及时提留折旧费，为设施和装备的更新做好资金的积累准备。

    四、本所将根据业务发展需要，添置办公设施和装备，按财务管理制度进行。

五、日常办公用品实行入库领取制。购入的日常办公用品交行政主管统一管理，根据需要和节约的原则实行领用登记制度。

六、本所的传真收发统一由办公室办理，随到随发。每收发一次传真，应进行登记。

七、为降低成本，对本所图书、活页资料、刊物不得大量复印。如需大量复印，应经行政主管同意方可复印，否则，行政人员有权拒绝。

    八、交付打字的稿件，字迹要清楚、端正。稿件中如有涂改勾划的，涂改勾划处须清楚标明，打字稿的校对工作一般由送稿人负责。

九、办公设施和装备因使用时间长久而损坏或不能使用的，使用人应及时向所办公室反映，经行政主管同意后安排维修；需再行购置的，按财务管理制度进行。

十、全所人员不得擅自使用办公用品从事与工作无关的事情。

十一、全所人员应妥善保管、爱护本人使用的办公用品及办公设施，不得故意损坏或借给他人使用，如造成设施或装备损坏的，按价赔偿或修复。

十二、本规定自发布之日起施行。

（十）律师事务所公函、介绍信及调查专用证明使用管理规定

一、为规范本所公函、介绍信及调查专用证明的保管和使用管理，结合本所实际情况，特制定本制度。

二、本所对公函、介绍信及调查专用证明实行审批登记制度。

三、本制度所称公函，包括律师函、指派函。

四、本制度所称介绍信及调查专用证明，包括律师事务所介绍信、调查专用证明、律师会见在押犯罪嫌疑人专用证明。

五、上述公函、介绍信及调查专用证明均由办公室统一保存管理。

六、办案律师根据案件的需要，经按有关规定批准登记后，方可向办公室领取公函、介绍信及调查专用证明。

七、律师如到外地办案，可根据案件的需要，经批准并登记后领取一至二份空白调查专用证明、律师会见在押犯罪嫌疑人专用证明。回所后应及时将尚未使用的专用证明交回办公室予以注销。

八、开具公函、介绍信及调查专用证明必须要素齐备，应在公函、介绍信、调查专用证明按规定填写。

公函、介绍信及调查专用证明必须用公章盖骑缝章和签发章。

九、行政人员必须及时做好公函、介绍信及调查专用证明的核销存档工作。

十、本规定自发布之日起施行。

（十一）律师事务所会计岗位职责

一、依照《会计法》和本所财务管理制度的规定，负责本所财务记帐、核算、编制会计报表和财务分析报表。

二、具体编制全所年度收入支出预算、年度决算方案，供合伙人会议表决。

三、保守财务秘密。

四、负责全所工作人员工资、酬金的核算和制表，律师业绩的登记、统计，做到按月核对各种台帐。

五、负责本所固定资产的财务建帐、折旧工作。

六、负责办理全所工作人员的养老保险、医疗保险等各种社会统筹费的计缴工作。

七、负责办理税务、律协会费等各种规费的计缴工作。

八、协助行政主管处理其他行政事务。

（十二）律师事务所出纳岗位职责

一、负责办理律师业务的收费，负责向委托人开具收费发票。

二、负责现金收支、银行存取的登记核算，保证其余额与银行对帐单和会计相应帐目一致。

三、保守财务秘密。

四、负责复核、报销经主任或部门负责人签批的各种票据。

五、负责全所工作人员的工资、酬金及其他福利费的发放工作。

六、负责律师收费的核算，并按月与会计台帐核对。

七、协助行政主管处理其他行政事务。

（十三）律师事务所内勤人员岗位职责

一、认真做好律师事务所及律师业务往来的文件、信件、稿件、资料的登记和收发工作，根据具体内容和时间及时转告或处理。

二、统计报送司法行政机关、律师协会以及其他有关部门的各类报表，做到数据准确完整。

三、负责律师事务所文书档案、业务档案、图书、报刊、杂志、视听资料的管理以及律师业务资料、卷宗表格、书籍的订购和发放。

四、健全书籍、图书、报刊、杂志、视听资料的借阅制度，查阅和借用必须履行规定的登记手续，填写查阅（借用）登记表。借用的书籍、图书、报刊、杂志、视听资料应在规定的期限内归还。

五、认真做好律师业务档案归档前的验收工作，归档后及时在收案本上销号并作结案登记。

六、负责收集、整理、统计律师业务档案和有关资料，确保律师业务档案的完整和规范，为律师进一步开展业务提供服务。

七、配合行政主管做好律师执业证申报工作和律师执业证年度注册工作，做到上报材料的完整和正确。

八、负责律师事务所日常办公用品、劳保用品以及其他有关物品的购置、发放、登记工作，做好后勤保障服务。

九、协助文印人员做好打字、复印和传真收发工作。

十、认真完成所领导交办的其他事项。

（十四）律师事务所文印人员、档案管理员岗位职责

一、及时完成本所律师及行政人员交付文书的打印、管理、留存备查工作和传真件、打印件的收发工作。

二、负责律师事务所公用的电脑、复印机、传真机、碎纸机等办公设备的日常管理和保养工作，熟悉文印设备性能，做到操作合理，尽量避免出现操作不当而造成废稿。

三、确保电脑文印室环境的干净、整洁。

四、负责对律师业务档案资料的装订、归档和管理。

五、接收案卷、证据原件或其他存档文件时，应按照有关规定清点案卷或存档文件，并办理存档登记手续。

六、应将管理的全部档案分门别类，设置档案目录和档案清单。律师业务案卷应编号并按顺序排列。应熟悉档案资料，管理有序，查找迅捷。

七、健全档案的借阅制度，查阅和借用档案必须履行规定的登记手续，填写查阅（借用）登记表。借用的档案文件应在规定的期限内归还。

八、严格执行档案查阅和借用制度，不与无关人员讨论档案情况，不向无关人员泄露档案内容。

九、应定期对档案进行检查和清点，应经常保持清洁卫生，通风良好，认真做好防火、防盗、防蛀、防潮、防尘和防烟工作。对破损档案要及时进行修补和复制。发现档案丢失的，应立即向所主任报告，积极查找并采取防范措施。

十、档案室是律师事务所重要的工作场所，无关人员不得无故进入档案室。

十一、档案管理员离职或调动工作时，应在离职或调动工作前做好档案移交工件，办理交接手续。

十二、协助行政主管处理其他行政事务。

（十五）律师事务所接待员岗位职责

一、负责客户和来访人员的接待、引见。

二、负责来电、来人留言记录和转达。

三、安排接待室，保证办案律师有序、高效的工作。

四、负责给客户递茶送水，客户离开后及时进行清理。

五、负责全所办公场所的卫生监督管理及清理工作，确保办公场所整洁卫生。

六、协助行政主管处理其他行政事务。

（十六）律师事务所网络管理员岗位职责

一、负责制作、更新本所网站网页，网页内容应新颖、有创意。

二、负责本所局域网的创建、保养、维修及更新工作，负责网络软、硬件的日常维护，负责网络信息的安全管理。

三、负责本所微信公众号的运营、维护及更新工作，负责微信公众号后台回复答疑以及潜在客户开发维护工作。

四、督促律师、实习律师及时提交公众号文章，负责校对公众号文章，保证公众号文章质量。

五、负责对本所工作人员进行电脑网络知识的培训。

六、及时发布、转发领导交待的信息、邮件。

七、协助行政主管办理其他行政事务。

（十七）律师事务所文书资料管理规定

一、为加强本所文书资料的科学管理，特制定本办法。

二、本办法所指的文书是指有关部门下发的文件、内部资料，本所上报的有关请示、报告、函件等。

三、本所的文书资料实行集中统一管理制度，以保证文书资料的完整不流失。

四、本所文书资料由行政主管或其指定专人负责管理。该工作人员的具体职责如下：

（一）对所有文书资料要及时登记，防止漏登、迟登；

（二）登记后，制作《收发文处理表》，由行政主管提出拟办意见，并及时送交主管领导批阅，再呈送所主任阅示，根据所主任的阅示意见再行传阅或存档；

（三）对传阅、借阅完毕的文书资料，要及时收回入档，严防遗失与泄密；

（四）根据文件的密级做好保密工作。

五、本所人员对上级下发的文件、内部资料应按规定及时办理。

六、本所上报的请示、报告、函件等，由起草人报所主任同意后方可交付打印，底稿必须留档。

七、本所人员需要调用有关文书资料的，须经主管领导同意方可调阅，查阅后应及时归还。

八、文书定期进行清理，根据文件的去向登记，索回借阅文件，如发现有漏登、遗失的，应及时设法补登和追回。

九、文书的立卷归档、销毁工作，根据有关档案管理制度办理。

十、本规定自发布之日起施行